Situación de partida
Una asesoría de ocho personas que lleva la contabilidad de sus clientes. Cada mes llegan facturas y documentos por correo, escaneados en papel y por WhatsApp, en todos los formatos posibles. Alguien los abre uno a uno, mira de qué cliente son, teclea los datos en el programa de gestión y los archiva.
No quieren cambiar de programa de gestión. Quieren dejar de teclear.
Qué construimos
Una automatización que lee los documentos al llegar, extrae los datos y los deja en el programa que ya usan. Para la parte que antes no se podía automatizar —una factura en cualquier formato, un correo escrito a mano— usamos modelos de lenguaje. El resto (conectar programas, mover datos, lanzar procesos) es ingeniería normal.
La regla que aplicamos siempre: donde una decisión tiene consecuencias, una persona confirma. La automatización prepara, la persona decide. Los documentos dudosos van a una cola de revisión, y de cada corrección se aprende.
Cómo se mide
Antes de empezar contamos las horas que lleva el proceso hoy. Cada mes, el informe dice cuántas operaciones se han hecho solas, cuántas ha revisado una persona y a cuántas horas equivale. Si no ahorra lo previsto, se arregla o se apaga.
Los datos se procesan en servidores en la Unión Europea, no se usan para entrenar modelos de nadie y se firma el contrato de encargado de tratamiento que exige el RGPD.